Diagrama de Flujo: Está basada en una actividad que comprende dos o más tareas, al mismo tiempo se trata de un proceso que está conformado por múltiples actividades.
La interacción entre estas tareas es la que enmarca el desempeño del proceso, esto para mejorar el proceso o subsanar un problema en concreto, por ende es necesario explicar el proceso.
Y es ese el momento en donde el término que hoy conoceremos en este artículo tiene lugar.
Cómo hacer un Diagrama de Flujo
¿Qué es un flujograma?
Se lo conoce de dos maneras tanto diagrama como flujograma, el cual por medio de bloques nos brinda la posibilidad de poder describir un proceso de forma gráfica, detallando en el mismo, clientes, flujo de información, materiales y equipos.
Este concepto también puede situarse en el campo informático, especialmente desde la programación. Se emplea el uso de diagramas para poder analizar las instrucciones que se le proporciona a cada máquina.
Aunque en esta ocasión, vamos a referirnos al diagrama de flujo en el campo de las operaciones de las compañías. Conociendo lo que es un diagrama y la simbología de esta.
Qué es un diagrama de flujo
Maneras de representar las actividades
Existen muchas maneras de representar las actividades a través de un flujograma (haciendo mención de los términos más habituales con el que los diagramas suelen ser más conocidos para que el aprendizaje sea más sencillo).
El más frecuente de todos es hacerlo con rectángulos, dentro del cual se encuentra la descripción de la actividad.
La siguiente es empleada por la ASME o la Sociedad americana de ingenieros mecánicos. En la mayoría de las ocasiones es usada por los ingenieros industriales para realizar los cursogramas, sin embargo es la ideal para lograr diagramas de flujo.
Y por último, tenemos la simbología más común para elaborar un diagrama de flujo.
Clasificación de diagramas
Existen varios tipos de diagramas, los cuales responden al formato, forma de presentación o propósito, entre otros aspectos.
A decir verdad, tener en cuenta los tipos de diagrama que existen no es primordial, ya que conozcas o no sobre esto no va a generar un cambio en el impacto que logres en tu objetivo, pero no está demás conocer un poco.
Por ello, observaremos a continuación los tipos más comunes, de acuerdo al formato.
Tipos de diagrama de flujo de acuerdo al formato:
- Horizontal: su desarrollo comienza del lado izquierdo y va hacia el derecho.
- Vertical: esta se desarrolla de arriba hacia abajo.
- Panorámico: su desarrollo no responde a un orden en concreto, puede ser forma vertical u horizontal al mismo tiempo, consiguiendo que se aprecie a primera vista.
- Arquitectónico: comprende un plano arquitectónico del área de trabajo, esta forma de representación permite la descripción del flujo de personas y materiales en el espacio donde se ejecuta.
¿Cuáles son los beneficios de un diagrama?
A continuación mencionaremos algunos de los beneficios provenientes del diagrama:
- A través del diagrama obtenemos una mayor comprensión acerca del proceso. Una representación gráfica es más factible que una columna de texto.
- De rápida elaboración: así también, eso depende de la agilidad de la persona para realizar un diagrama.
- Representación visual: por cuestiones de comunicación y simplicidad hacemos uso del diagrama para comunicar los procesos, un ejemplo de ello son los documentos de los sistemas de gestión o en los tableros alrededor de la compañía.
- Y lo más importante, nos brinda la oportunidad de representar un proceso para la elaboración de los respectivos estudios
Ejemplo de un diagrama de flujo
Para lograr una mejor comprensión sobre un tema, lo ideal es basarse en un ejemplo, por ende, observaremos un ejemplo de un flujograma.
Estaban a cargo de la realización de un informe trimestral de gerencia para la compañía Unoar. Dentro del informe de gerencia, se analizan los indicadores de gestión.
- Esteban con un plazo antes de que se lleve a cabo la reunión, tiene que inspeccionar cuáles serán los indicadores que van a ser analizados en este trimestre.
- Posteriormente tiene que solicitar la información tiempo antes de la reunión, para que los distintos procesos puedan proporcionarle los datos requeridos para que él pueda preparar el informe. En caso de que los procesos se olviden o no envíen en tiempo y forma, Esteban tiene que comunicarle eso a su jefe de forma inmediata para que él solicite toda la información.
- Luego debe añadir todos los datos recabados en un archivo de Excel y de esta forma se realiza los indicadores.
- Esteban inspecciona los indicadores uno por uno y realiza una comparación con los indicadores del mes pasado. Si se presenta una variación que supere el 10% de un indicador entre un mes y otro, debe solicitar una explicación del por qué sucedió.
- Esteban elabora el informe en una presentación de PowerPoint.
- Para concluir, Esteban debe de enviar el informe a su jefe, quien se encargará de exponerlo en la reunión de la gerencia.
¿Cómo vamos a exponer todo lo que ha sido mencionado?
De esta manera podrás observar de forma más sencilla el informe trimestral que elaboró Esteban, todo de forma gráfica. Siendo ésta la ventaja más resaltante del flujograma.
Este es el punto inicial para avanzar hacia otras mejoras. Por ejemplo, se puede identificar en qué punto se producen más pérdidas, hasta inclusive la disconformidad del cliente o en qué se consume más tiempo de la jornada.
También te puede Interesar: ¿Cómo hacer una Reseña? Definición Objetivo y Más
Software para diagramas de flujo
Existen distintos tipos de software para elaborar flujogramas, partiendo de los más básicos hasta los más complejos.
- PowerPoint, Word y Excel son los programas más comunes para la realización de diagramas de flujo. Aquel que observaste en el ejemplo fue hecho con PowerPoint. Otra alternativa de Microsoft mucho más concreta es Microsoft Visio.
- Existe un software sumamente sencillo, de nombre clickcharts, el cual permite realizar flujogramas con mucha más rapidez que el Office. Dispone de dos versiones, una gratuita y otra de pago.
- Herramientas gratuitas y en línea: es una de las tendencias dentro de internet, el cual consiste en eliminar el software y lograr hacerlo todo en línea eso que anteriormente lo hacíamos al momento de descargar un programa.
Otras de las herramientas que cuentan con un alto grado de reconocimiento son por ejemplo, Smartdraw, Cacoo, Canva.
En su mayoría se encuentran en la nube (online) y poseen funcionalidades que van más allá de la realización de un diagrama de flujo, plantillas prediseñadas e integración con herramientas como PowerPoint, Drive, G Suite, entre otros.
