¿Cómo hacer un Diagrama de Flujo? Concepto, Ejemplos y Más

C├│mo hacer un Diagrama de Flujo
C├│mo hacer un Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo: Está basada en una actividad que comprende dos o más tareas, al mismo tiempo se trata de un proceso que está conformado por múltiples actividades.

La interacci├│n entre estas tareas es la que enmarca el desempe├▒o del proceso, esto para mejorar el proceso o subsanar un problema en concreto, por ende es necesario explicar el proceso.

Y es ese el momento en donde el t├ęrmino que hoy conoceremos en este art├şculo tiene lugar.

C├│mo hacer un Diagrama de Flujo

┬┐Qu├ę es un flujograma?

Se lo conoce de dos maneras tanto diagrama como flujograma, el cual por medio de bloques nos brinda la posibilidad de poder describir un proceso de forma gráfica, detallando en el mismo, clientes, flujo de información, materiales y equipos.

Este concepto tambi├ęn puede situarse en el campo inform├ítico, especialmente desde la programaci├│n. Se emplea el uso de diagramas para poder analizar las instrucciones que se le proporciona a cada m├íquina. 

Aunque en esta ocasi├│n, vamos a referirnos al diagrama de flujo en el campo de las operaciones de las compa├▒├şas. Conociendo lo que es un diagrama y la simbolog├şa de esta.

Qu├ę es un diagrama de flujo

Maneras de representar las actividades

Existen muchas maneras de representar las actividades a trav├ęs de un flujograma (haciendo menci├│n de los t├ęrminos m├ís habituales con el que los diagramas suelen ser m├ís conocidos para que el aprendizaje sea m├ís sencillo).

El m├ís frecuente de todos es hacerlo con rect├íngulos, dentro del cual se encuentra la descripci├│n  de la actividad. 

La siguiente es empleada por la ASME o la Sociedad americana de ingenieros mec├ínicos. En la mayor├şa de las ocasiones es usada por los ingenieros industriales para realizar los cursogramas, sin embargo es la ideal para lograr diagramas de flujo.

Y por ├║ltimo, tenemos la simbolog├şa m├ís com├║n para elaborar un diagrama de flujo.

que es un diagrama de flujo
que es un diagrama de flujo

Clasificaci├│n de diagramas

Existen varios tipos de diagramas, los cuales responden al formato, forma de presentaci├│n o prop├│sito, entre otros aspectos.

A decir verdad, tener en cuenta los tipos de diagrama que existen no es primordial, ya que conozcas o no sobre esto no va a generar un cambio en el impacto que logres en tu objetivo, pero no est├í dem├ís conocer un poco.  

Por ello, observaremos a continuación los tipos más comunes, de acuerdo al formato.

Tipos de diagrama de flujo de acuerdo al formato:

  • Horizontal: su desarrollo comienza del lado izquierdo y va hacia el derecho.
  • Vertical: esta se desarrolla de arriba hacia abajo.
  • Panor├ímico: su desarrollo no responde a un orden en concreto, puede ser forma vertical u horizontal al mismo tiempo, consiguiendo que se aprecie a primera vista.
  • Arquitect├│nico: comprende un plano arquitect├│nico del ├írea de trabajo, esta forma de representaci├│n permite la descripci├│n del flujo de personas y materiales en el espacio donde se ejecuta.

¿Cuáles son los beneficios de un diagrama?

A continuaci├│n mencionaremos algunos de los beneficios provenientes del diagrama:

  • A trav├ęs del diagrama obtenemos una mayor comprensi├│n acerca del proceso. Una representaci├│n gr├ífica es m├ís factible que una columna de texto.
  • De r├ípida elaboraci├│n: as├ş tambi├ęn, eso depende de la agilidad de la persona para realizar un diagrama.
  • Representaci├│n visual: por cuestiones de comunicaci├│n y simplicidad hacemos uso del diagrama para comunicar los procesos, un ejemplo de ello son los documentos de los sistemas de gesti├│n o en los tableros alrededor de la compa├▒├şa.
  • Y lo m├ís importante, nos brinda la oportunidad de representar un proceso para la elaboraci├│n de los respectivos estudios

Ejemplo de un diagrama de flujo

Para lograr una mejor comprensi├│n sobre un tema, lo ideal es basarse en un ejemplo, por ende, observaremos un ejemplo de un flujograma.

Estaban a cargo de la realizaci├│n de un informe trimestral de gerencia para la compa├▒├şa Unoar. Dentro del informe de gerencia, se analizan los indicadores de gesti├│n.

  • Esteban con un plazo antes de que se lleve a cabo la reuni├│n, tiene que inspeccionar cu├íles ser├ín los indicadores que van a ser analizados en este trimestre.
  • Posteriormente tiene que  solicitar la informaci├│n tiempo antes de la reuni├│n, para que los distintos procesos puedan proporcionarle los datos requeridos para que ├ęl pueda preparar el informe. En caso de que los procesos se olviden o no env├şen en tiempo y forma, Esteban tiene que comunicarle eso a su jefe de forma inmediata para que ├ęl solicite toda la informaci├│n. 
  • Luego debe a├▒adir todos los datos recabados en un archivo de Excel y de esta forma se realiza los indicadores.
  • Esteban inspecciona los indicadores uno por uno y realiza una comparaci├│n con los indicadores del mes pasado. Si se presenta una variaci├│n que supere el 10% de un indicador entre un mes y otro, debe solicitar una explicaci├│n del por qu├ę sucedi├│.
  • Esteban elabora el informe en una presentaci├│n de PowerPoint.
  • Para concluir, Esteban debe de enviar el informe a su jefe, quien se encargar├í de exponerlo en la reuni├│n de la gerencia.

┬┐C├│mo vamos a exponer todo lo que ha sido mencionado?

ejemplo de diagrama de flujo
ejemplo de diagrama de flujo

De esta manera podr├ís observar de forma m├ís sencilla el informe trimestral que elabor├│ Esteban, todo de forma gr├ífica. Siendo ├ęsta la ventaja m├ís resaltante del flujograma. 

Este es el punto inicial para avanzar hacia otras mejoras. Por ejemplo, se puede identificar en qu├ę punto se producen m├ís p├ęrdidas, hasta inclusive la disconformidad del cliente o en qu├ę se consume m├ís tiempo de la jornada.

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Software para diagramas de flujo

Existen distintos tipos de software para elaborar flujogramas, partiendo de los m├ís b├ísicos hasta los m├ís complejos. 

  • PowerPoint, Word y Excel son los programas m├ís comunes para la realizaci├│n de diagramas de flujo. Aquel que observaste en el ejemplo fue hecho con PowerPoint. Otra alternativa de Microsoft mucho m├ís concreta es Microsoft Visio.
  • Existe un software sumamente sencillo, de nombre clickcharts, el cual permite realizar flujogramas con mucha m├ís rapidez que el Office. Dispone de dos versiones, una gratuita y otra de pago.
  • Herramientas gratuitas y en l├şnea: es una de las tendencias dentro de internet, el cual consiste en eliminar el software y lograr hacerlo todo en l├şnea eso que anteriormente lo hac├şamos al momento de descargar un programa. 

Otras de las herramientas que cuentan con un alto grado de reconocimiento son por ejemplo, Smartdraw, Cacoo, Canva.

En su mayor├şa se encuentran en la nube (online) y poseen funcionalidades que van m├ís all├í de la realizaci├│n de un diagrama de flujo, plantillas predise├▒adas e integraci├│n con herramientas como PowerPoint, Drive, G Suite, entre otros.